Déclaration de protection des données de Konvink AG [août 2023]

Dans la présente déclaration de protection des données qui se base sur notre concept de protection des données, nous expliquons comment nous, Konvink AG (ci-après Konvink), collectons et traitons les données personnelles, notamment dans le cadre de la transmission et du développement orientés vers les compétences de contenus d’apprentissage numériques (contenu) et d’offres d’apprentissage pour la formation professionnelle et la formation initiale et continue en entreprise, la réalisation de formations initiales et continues, de coopérations entre les lieux de formation et d’évaluations des compétences, de la gestion des connaissances et de la vente et de l’achat de produits et de services. Il ne s’agit pas d’une description exhaustive ; d’autres déclarations de protection des données (p. ex. conditions générales de vente, contrats et conditions d’utilisation, déclaration de confidentialité des employés et contrats de traitement des commande) demeurent réservées.

Par « données personnelles » il faut entendre toutes les informations se référant à une personne identifiée ou identifiable. Le terme « traitement » englobe presque toutes les activités que l’on peut imaginer sous ce terme. Il s’agit notamment de la collecte, de l’enregistrement, de la conservation, de l’utilisation, de la modification, de la communication, de l’archivage, de la suppression ou de la destruction de données personnelles.

La présente déclaration de protection des données se fonde sur les exigences du règlement général sur la protection des données (« RGPD ») de l’UE, la loi fédérale sur la protection des données (« LPD ») et la nouvelle loi fédérale sur la protection des données (« nLPD »). Toutefois, l’applicabilité de ces lois et la mesure dans laquelle elles s’appliquent dépendent du cas d’espèce.

1 Responsables / Délégués et déléguées à la protection des données / Représentants et représentantes

Le ou la responsable du traitement des données dans le cadre de notre activité commerciale est notre délégué ou déléguée à la protection des données, Riedtlistrasse 15a, 8006 Zurich. Il ou elle peut être contacté·e à l’adresse e-mail suivante : datenschutz@konvink.ch. Si vous avez des questions relatives à la protection des données, vous pouvez nous les communiquer à l’adresse de contact mentionnée. Le délégué ou la déléguée à la protection des données est également notre représentant ou représentante au sein de l’EEE conformément à l’article 27 du RGPD (si nécessaire) ainsi que notre conseiller ou conseillère en matière de protection des données conformément à l’article 10 de la nouvelle loi fédérale sur la protection des données (nLPD).

2 Collecte et traitement des données personnelles

Nous traitons en premier lieu les données personnelles que nous recevons dans le cadre de notre activité commerciale de la part de nos clients et clientes (p. ex. organisations, entreprises, institutions de formation, associations) et d’autres partenaires commerciaux de ces derniers ou que nous collectons lors de l’exploitation de nos site Web, application Web et autres utilisations auprès de leurs utilisateurs et utilisatrices (p. ex. personnes en formation, formateurs et formatrices, responsables de cours et participants et participantes).

Le design des processus nécessaires à l’utilisation de l’application Web Konvink (en particulier l’onboarding, les différents éléments de contenu, les examens, etc.) est conçu de façon à ce qu’un minimum de données personnelles soient collectées et que ces données personnelles (p. ex. les résultats des tests, etc.) ne puissent être consultées que par les utilisateurs finaux eux-mêmes et utilisatrices finales elles-mêmes ou par les personnes compétentes des utilisateurs et utilisatrices. Les paramètres correspondants sont constamment vérifiés en fonction de ces exigences.

Dans la mesure où cela est autorisé et nécessaire, nous extrayons également certaines données de sources accessibles au public ou les obtenons auprès d’entreprises partenaires (p. ex. Letec IT Solutions AG, Ectaveo AG) ou d’autres tiers.

3 Objectifs du traitement des données et bases juridiques

Nous utilisons les données personnelles que nous collectons en premier lieu afin de conclure et d’exécuter nos contrats avec nos clients et clientes et nos partenaires commerciaux. Cela concerne notamment le cadre de la transmission et du développement orientés vers les compétences de contenus d’apprentissage numériques (contenu) et d’offres d’apprentissage pour la formation professionnelle et la formation initiale et continue en entreprise, la réalisation de formations initiales et continues, de coopérations entre les lieux de formation et d’évaluations des compétences, de la gestion des connaissances et de la vente et de l’achat de produits et de services auprès de nos fournisseurs et sous-traitants et de nos clients et clientes, ainsi que pour satisfaire à nos obligations légales en Suisse et à l’étranger.

En outre, nous traitons les données personnelles vous concernant et concernant d’autres personnes dans la mesure où cela est autorisé et nous semble approprié, et notamment pour des finalités pour lesquelles nous avons un intérêt légitime :

• proposer et développer nos offres d’apprentissage, nos prestations, notre site Web et nos plateformes d’apprentissage
• communication avec des tiers et traitement de leurs demandes (p. ex. candidatures, devis, demandes des médias)
• collecte de données personnelles à des fins d’acquisition de clients
• publicité et marketing, si vous ne vous êtes pas opposé·e à l’utilisation de vos données
• études de marché et d’opinion, observation des médias
• exercice de droits légaux et défense dans le cadre de litiges juridiques et de procédures administratives
• prévention et élucidation des comportements répréhensibles
• garantie de notre exploitation, notamment du système informatique

Si vous nous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles à des fins spécifiques, nous les traitons exclusivement dans le cadre et sur la base de ce consentement, sauf si la loi nous oblige par ailleurs. Un consentement donné peut être révoqué à tout moment, ce qui n’a toutefois aucun effet sur les traitements de données déjà effectués.

4 Cookies / traçage et autres technologies en rapport avec l’utilisation de notre site Web et de l’application Web

Cookies:
Sur notre site Web et notre application Web, nous utilisons typiquement des « cookies » et des techniques comparables pour identifier votre navigateur ou votre appareil. Un cookie est un petit fichier qui est envoyé à votre ordinateur ou qui est enregistré automatiquement par le navigateur Internet utilisé sur votre ordinateur ou appareil mobile, lorsque vous consultez notre site Web. Si vous consultez de nouveau ce site Web nous sommes ainsi en mesure de vous reconnaître, même si nous ne savons pas qui vous êtes. En plus des cookies qui ne sont utilisés que pendant une session et qui sont de nouveau effacés après votre consultation du site Web (« cookies de session »), des cookies peuvent également être utilisés pour enregistrer des paramètres utilisateur et d’autres informations pendant une certaine durée (p. ex. deux ans) (« cookies permanents »). Vous pouvez toutefois configurer votre navigateur de manière qu’il refuse les cookies, qu’il les stocke uniquement pour la durée d’une session ou les efface avant terme. La plupart des navigateurs sont paramétrés de façon à accepter les cookies. Nous utilisons des cookies permanents afin de mieux comprendre votre comportement d’utilisation de nos offres et de nos contenus. Si vous désactivez les cookies, il se peut que certaines fonctionnalités (p. ex. choix de la langue, panier, processus de commande) deviennent inutilisables.

En utilisant nos sites Web et en consentant à recevoir des newsletters et d’autres e-mails marketing, vous approuvez l’utilisation de ces techniques. Si vous ne le voulez pas, vous devez paramétrer votre navigateur ou votre programme de messagerie en conséquence.

Traçage:
Nous n’appliquons aucun traçage personnel sur notre site Web ni sur notre application Web. Nous n’avons recours à l’évaluation des données avec Google Analytics ou à des outils comparables sur aucun des deux systèmes.

5 Communication et transmission de données à l’étranger

Dans le cadre de nos activités commerciales et des buts visés au paragraphe 3 et pour autant que cela soit autorisé et nous semble approprié, nous communiquons également, si nécessaire, des données personnelles à des tiers, que ce soit parce qu’ils les traitent pour nous ou parce qu’ils souhaitent les utiliser à leurs propres fins. Il s’agit en particulier des instances ou destinataires suivants :

• nos prestataires de services ou fournisseurs (p. ex. Letec IT Solutions AG, Ectaveo AG), y compris les sous-traitants (comme les prestataires informatiques) et nos clients et clientes
• les autorités, services administratifs ou tribunaux nationaux ou étrangers
• le public, y compris les personnes qui consultent des sites Web et des réseaux sociaux
• d’autres parties dans des procédures juridiques potentielles ou effectives.

Ces destinataires se trouvent pour la plupart en Suisse, mais peuvent aussi être situés dans tout autre pays du globe. Vous devez notamment vous attendre à la transmission de vos données dans tous les pays où Konvink est présent. Konvink ne travaille toutefois en principe qu’avec des partenaires contractuels qui traitent des données personnelles en Suisse, dans l’Union européenne (UE) ou au Royaume-Uni (UK). L’hébergement du site Web et le centre de données pour l’application Web se trouvent tous deux en Suisse.

Si un destinataire se trouve dans un pays sans protection légale adéquate des données, nous obligeons contractuellement le destinataire à respecter la protection des données applicable, dans la mesure où il n’est pas déjà soumis à un ensemble de règles reconnues par la loi pour garantir la protection des données et où nous ne pouvons pas nous appuyer sur une disposition d’exception.

6 Durée de conservation des données personnelles

Nous traitons et conservons vos données personnelles tant que cela s’avère nécessaire pour l’exécution de nos obligations contractuelles et légales ou pour les buts poursuivis par le traitement, c’est-à-dire pendant toute la durée de la relation commerciale et conformément aux obligations légales de conservation et de documentation. Il arrive que des données personnelles soient conservées pour la période durant laquelle des prétentions peuvent être exercées à l’encontre de notre entreprise et dans la mesure où nous y sommes légalement contraints par ailleurs ou que des intérêts commerciaux légitimes l’exigent (p. ex. à des fins de preuve et de documentation). Dès que vos données personnelles ne sont plus requises aux fins susmentionnées, elles sont autant que possible effacées ou anonymisées.

7 Sécurité des données

Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive, comme l’adoption d’un concept de protection de données et de directives, des formations, des solutions de sécurité informatique et de réseau, des contrôles et des restrictions d’accès ou le cryptage des supports de données et des transmissions.

8 Droits des personnes concernées

Dans le cadre de la législation relative à la protection des données applicable et dans la mesure où celle-ci le prévoit, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de correction, de suppression, de limitation du traitement des données et, sinon d’opposition à nos traitements des données ainsi que de remise de certaines données personnelles. Veuillez toutefois noter que nous nous réservons le droit de faire valoir de notre côté les restrictions prévues par la loi, par exemple lorsque nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines données, que nous avons un intérêt prépondérant à le faire ou si nous en avons besoin pour faire valoir des droits. Notez également que l’exercice de ces droits peut être en conflit avec des accords contractuels et que cela peut avoir des conséquences, telles que la résiliation anticipée du contrat. Nous vous en informerons au préalable si cela n’est pas déjà prévu dans le contrat. Afin de faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée au paragraphe 1.

9 Modifications

Nous pouvons modifier la présente déclaration de protection des données à tout moment sans préavis. La version actuelle publiée sur notre site Web fait foi. Si la déclaration de protection des données fait partie d’un accord passé avec vous, nous vous informerons du changement par le biais d’une mise à jour par e-mail ou par tout autre moyen approprié.

Konvink Applikation

Le lien suivant permet d’accéder aux conditions d’utilisation de l’application Web Konvink avec des informations sur la protection des données.

Télécharger les conditions d’utilisation